Os documentos fiscais eletrônicos vieram para facilitar a vida das empresas e dos gestores, não é mesmo?! Para as empresas de transportes e logística, a criação do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e) agilizou muito todo processo de transporte de cargas. E é justamente sobre o MDF-e que iremos falar nesse artigo, vem comigo que vou te explicar tudo.
O que é o Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)?
Criado em 2010 e se tornando obrigatório a partir de 2014, o MDF-e é um documento digital que veio para substituir o modelo impresso que era utilizado até então, como o Manifesto de Carga Modelo 25 e a CL-e (Capa de Lote eletrônica).
Atualmente, este documento é válido em todo o território nacional, sendo sua emissão obrigatória sempre que há transporte de mercadorias. Além disto, ele vincula outros documentos ligados a mercadoria, como a Nota Fiscal (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e). O documento é armazenado eletronicamente, sendo obrigatório a impressão apenas do Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE).
Para ser validado, este Manifesto precisa conter a assinatura digital do emitente e a autorização da SEFAZ.
Quais empresas são obrigadas a realizar a emissão?
Se sua empresa realiza o transporte de mercadorias, é bem provável que a emissão deste documento seja obrigatória, mas cabe ao gestor verificar se há a necessidade. Entre as empresas obrigadas a emiti-lo, estão:
- Transportadoras e empresas com destinos de cargas interestaduais;
- Negócios emitentes de CT-e na movimentação de carga fracionada;
- Emitentes de NF-e no transporte de bens em veículo próprio ou arrendado, ou pela contratação de automóvel autônomo.
Empresas que não se enquadram nestas categorias não precisam realizar a emissão. Vale ressaltar que para empresas que realizam subcontratação destes serviços, cabe ao transportador realizar esta operação, uma vez que ele é que possui os dados do veículo, motorista e carga envolvidos.
Como emitir um MDF-e?
Para realizar a emissão de um Manifesto Eletrônico sem complicações é necessário cumprir alguns requisitos básicos, como:
- Realizar o credenciamento para emissão junto a SEFAZ;
- Certificado digital;
- Adaptar o sistema de faturamento da empresa para emissão do documento;
Tendo esses requisitos, para realizar a emissão é necessário ter as seguintes informações:
- Dados do CT-e ou da NF-e da mercadoria a ser transportada;
- Dados do veículo;
- Informações do motorista;
- Dados do seguro;
- Unidade Federativa (UF) onde ocorrerá o percurso;
- Averbação.
Como pode perceber, não é possível realizar a emissão do MDF-e antes de fazer o carregamento da mercadoria. Caso haja várias entregas a serem realizadas, um MDF-e deve ser emitido para cada UF onde ocorrerá o descarregamento – não é permitido a emissão de mais de um documento para o mesmo estado. O Manifesto só pode ser encerrado após a finalização do processo (descarregamento da mercadoria). O veículo utilizado só estará disponível para uma nova transação após o encerramento do MDF-e.
Vale ressaltar que a obrigatoriedade deste documento visa facilitar o controle e diminuir a burocracia com a qual as empresas precisam lidar. Com isso, contar com um software de automação comercial é a solução mais indicada.
Aqui na Microsum, os usuários dos nossos sistemas SAGE-ERP e SEFAZCIL contam com um módulo* específico para emissão do MDF-e. Uma das principais vantagens em utilizar nossas ferramentas é que informações como dados do veículo, transportador, motorista podem ser importadas do seu banco de dados cadastrado, assim como as informações da mercadoria a ser transportada (NF-e). Desta forma, o processo logístico fica muito mais rápido e seguro.
Além disso, a Microsum oferece aos seus clientes um suporte técnico e especializado, onde suas dúvidas sempre serão solucionadas por equipe altamente competente.
Quais os benefícios do Manifesto Eletrônico?
É possível que até aqui você já tenha percebido os benefícios que a emissão do MDF-e oferece para o seu negócio. Mas vou listar mais alguns para você não esquecer:
- Facilita o controle e agiliza o processo nas empresas;
- Redução dos custos de impressão – o armazenamento ocorre em formato digital e o DAMPFE pode ser impresso em papel A4;
- Mitigação dos riscos de perdas dos arquivos;
- Redução do tempo de fiscalização nos postos de parada.
Consigo alterar dados do MDF-e após a sua emissão?
Após o envio do Manifesto para validação da SEFAZ, não é mais possível realizar nenhuma alteração no documento, por isso é importante verificar bem se todas as informações estão corretas antes do envio.
Mas caso haja a necessidade, o MDF-e precisa ser cancelado (a solicitação de cancelamento deve ser feita em até 24 horas após a emissão e antes do transporte da mercadoria ser iniciado), e um novo Manifesto deve ser emitido. Neste processo de cancelamento é exigido a geração de um XML específico, sendo o mesmo enviado para a SEFAZ, que autoriza o procedimento. Isto é válido para casos como redespacho, retenção imprevista de parte da carga transportada, subcontratação e inclusão de novas mercadorias para a mesma UF.
A única exceção é para inclusão ou substituição do motorista, onde é possível utilizar o evento “Inclusão de Condutor”. Ficou claro que o Manifesto Eletrônico é mais do que um documento obrigatório. Com ele sua empresa cumpre a legislação vigente, além de ter outros benefícios.