Com a chegada da reforma tributária, surgiu também a necessidade de mudanças na forma de emissão das Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas (NFS-e). Esse documento é fundamental para registrar as prestações de serviço realizadas em cada município. No entanto, o grande problema atual desse modelo está na falta de padronização. Atualmente, cada prefeitura adota seu próprio sistema e layout de NFS-e, com regras, campos e exigências diferentes.
Essa diversidade de modelos torna o processo altamente complexo e burocrático para as empresas, especialmente aquelas que prestam serviços em mais de um município. Cada cidade exige adaptações específicas, o que obriga as empresas a manterem múltiplos sistemas ou integrações, treinarem equipes para diferentes formatos e ainda correm o risco de cometer erros e sofrer penalidades.
Com a nova Nota Fiscal de Serviço Eletrônica de Padrão Nacional, os municípios e o Distrito Federal passarão a adotar um modelo unificado de emissão da NFS-e. Essa mudança, prevista na Lei Complementar nº 214/2025, determina que, a partir de 1º de janeiro de 2026, todas as NFS-e deverão seguir esse novo padrão nacional, o que vai simplificar e padronizar todo o processo de emissão no país.
Padronização Nacional da NFS-e
Com o novo modelo, tudo será padronizado. O layout único da NFS-e Nacional será construído em conjunto pelas administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, com a coordenação do Comitê Gestor da NFS-e (CGNFS-e). Além disso, será criado um repositório central, que vai armazenar todas as notas fiscais emitidas no país. Esse repositório trará mais segurança, confiabilidade e facilidade de acesso às informações, tanto para o fisco quanto para os contribuintes.
O Artigo 62 da Lei Complementar nº 214/2025 deixa bem claro que, mesmo que um município decida continuar utilizando o seu próprio sistema de emissão de NFS-e, ele será obrigado a compartilhar todas as notas fiscais com o Ambiente Nacional e dentro do novo padrão unificado. Essa exigência tem um objetivo, acabar de vez com a bagunça dos diferentes layouts usados por cada prefeitura.
Módulos do Sistema Nacional NFS-e
Conforme descrito na documentação técnica do manual integrado do Sistema Nacional NFS-e, o projeto foi criado com o objetivo de padronizar a emissão da Nota Fiscal de Serviço eletrônica em todo o país. Ele é composto por diversos módulos que auxiliam tanto a gestão quanto a emissão das NFS-e de forma centralizada. Essa padronização vai trazer inúmeros benefícios, como a simplificação das obrigações acessórias, redução da burocracia e uma melhora geral no ambiente de negócios para contribuintes, administrações tributárias e a sociedade como um todo.
Quando um município decide aderir ao sistema, ele precisa firmar um convênio com o SN NFS-e (Sistema Nacional Notas Fiscais de Serviço Eletrônicas). Após isso, o município é cadastrado e precisa realizar configurações no Painel Administrativo Nacional da autoridade gestora. É nesse momento que ele parametriza o sistema com base na legislação local, incluindo dados e regras do ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza). Somente após a conclusão dessas etapas o município estará habilitado para emitir notas pelo sistema nacional. Além disso, ele passa a ter acesso ao Painel Administrativo Municipal, onde poderá fazer a gestão completa dos seus contribuintes e da emissão de documentos fiscais.
O sistema também permite que os municípios escolham como desejam manter os dados cadastrais dos contribuintes. Eles podem optar por gerenciar essas informações diretamente ou utilizar os dados do CNPJ da Receita Federal. Todas essas informações ficam concentradas no Cadastro Nacional de Contribuintes (CNC NFS-e), e os dados são compartilhados entre os municípios conveniados. Isso garante mais praticidade para empresas que prestam serviços em diferentes localidades, além de melhorar a fiscalização e o controle por parte das administrações.
Por fim, o sistema nacional adota uma arquitetura padronizada e moderna, com alta disponibilidade e integração via APIs, o que facilita o uso por diferentes plataformas. Todos os documentos fiscais eletrônicos terão layouts padronizados, como a Declaração de Prestação de Serviço (DPS), a NFS-e e os eventos relacionados (crédito, débito, apuração). Municípios que já possuem sistemas próprios de emissão poderão continuar usando-os, desde que se adaptem às regras técnicas do sistema nacional para garantir o compartilhamento das informações. Essa unificação trará mais segurança, eficiência e transparência para o processo de emissão de notas fiscais de serviço em todo o Brasil.
Existem alguns módulos dentro do Sistema Nacional NFS-e, que ainda são conceituais, porém vamos abordar cada um deles aqui:
Portal NFS-e
Site oficial com informações sobre a NFS-e e acesso aos sistemas.
Acesso restrito a emissores, painéis administrativos (nacional e municipal) e concessionárias de exploração de rodovias.
Painel Administrativo Nacional
Utilizado pelo Comitê Gestor Nacional da NFS-e.
Funções: cadastro de gestores nacionais, cadastro inicial dos municípios, concessionárias de exploração de rodovias, parametrizações nacionais.
Painel Administrativo Municipal
Usado para a fiscalização da administração municipal.
Permite: parametrizações (alíquotas, prazos, benefícios), cadastro de contribuintes e geração de relatórios.
Importante: os parâmetros são comuns, mas com valores que variam conforme a legislação municipal. Não serão criados atributos de parametrização particulares para um município especifico.
Cadastro Nacional de Contribuintes (Em desenvolvimento).
Base de dados cadastrais dos contribuintes, gerenciadas pelo município.
Integra com:
- TOM (Tabela de Órgãos e Municípios): consulta pelo CEP;
- CNPJ/CPF e Simples Nacional.
Controle de Acesso
Define quem pode acessar o sistema e o que pode fazer, os grupos de acesso são: Gerenciamento dos Gestores Nacionais (membros do CG NFS-e), Gerenciamento dos Gestores Municipais (gestor principal do município, fiscais e atendentes municipais) e Gerenciamento dos Contribuintes.
Modos de acesso: Web, API, Mobile, OAuth 2.0.
Emissor Público Nacional NFS-e – API (Sefin Nacional NFS-e) (Em desenvolvimento).
Funciona como uma secretaria de finanças digital.
Recebe e valida DPS (Declarações de Prestação de Serviços), dos contribuintes dos municípios conveniados, enviadas diretamente para API, emissor público web ou app.
Os serviços da Sefin Nacional utilizam APIs que, com base em dados gerais e parâmetros municipais e nacionais, validam as DPS e geram as notas fiscais.
Emissor Nacional NFS-e – Web (Em desenvolvimento).
Plataforma para que o contribuinte possa emitir, consultar as NFS-e (emitidas e recebidas) pela internet.
Emissor Nacional NFS-e – Móvel (Em desenvolvimento).
Versão do emissor web, de forma simplificada para smartphones (aplicativo para todos os sistemas operacionais mobile).
Exclusiva para municípios que usam a Sefin Nacional.
Painel de Créditos (Em desenvolvimento).
Gerencia créditos disponíveis para apuração do ISSQN ou lançados pelo município.
Usado para compensação de tributos futuros.
Painel de Débitos (Em desenvolvimento).
Permite ao município lançar débitos (auto de infração ou valores de regimes especiais).
Débitos podem ser incluídos no processo de apuração.
Módulo de Apuração Nacional (MAN) (Em desenvolvimento).
Possibilita ao usuário selecionar as NFS-e que deverão ser pagas, realiza a apuração do ISSQN e emite o documento de arrecadação.
Ambiente de Dados Nacional (ADN NFS-e).
Repositório nacional de documentos fiscais (NFS-e, eventos, créditos, débitos).
Distribui eletronicamente os documentos entre os municípios envolvidos.
Garante sincronismo e entrega fim-a-fim.
Integrações do Sistema Nacional NFS-e
O Sistema Nacional da NFS-e possui integrações importantes que automatizam a verificação de dados cadastrais e fiscais.
Consulta CNPJ
Permite verificar os dados cadastrais de uma empresa com base no CNPJ e em uma data específica. As informações são utilizadas conforme o contexto da emissão.
Consulta CPF
Consulta os dados cadastrais de uma pessoa física a partir do CPF e de uma data, garantindo maior segurança e validação das informações.
Simples Nacional
Mostra o histórico de enquadramento da empresa no Simples Nacional (como MEI ou ME/EPP), ajudando na aplicação correta das regras fiscais.
Consulta ao PGDAS-D
Informa se o prestador de serviço ultrapassou o sublimite do Simples Nacional, o que pode impactar o recolhimento do ISSQN e a forma como a NFS-e será emitida.
Consulta de TOM
Consulta o CEP informado para identificar o município e outras informações relevantes para o correto preenchimento de dados de endereço.
Inclusão dos Novos Tributos (IBS e CBS)
Uma das maiores mudanças diz respeito à substituição do atual imposto municipal ISS pelo novo IBS (Imposto sobre Bens e Serviços). Este imposto unificará o ISS e o ICMS, compondo o novo modelo tributário do consumo no Brasil.
A nova NFS-e nacional já está sendo preparada para a transição prevista na reforma tributária, incorporando campos específicos para os tributos IBS e CBS. Essa atualização visa tornar a apuração tributária mais clara, padronizada e eficiente, beneficiando tanto as empresas quanto o fisco. Para saber mais sobre a reforma tributária e esses novos tributos, clique aqui.
Benefícios da nova NFS-e
A unificação do modelo nacional da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) representa um avanço significativo no processo fiscal brasileiro. Assim como já existem padrões nacionais para outros tipos de notas fiscais, essa modernização da gestão tributária dos serviços traz mais centralização e organização. A padronização traz benefícios diretos e indiretos para empresas, prefeituras e desenvolvedores de sistemas.
- A simplificação das obrigações fiscais para empresas que atuam em diferentes municípios, eliminando a necessidade de se adaptar a legislações locais diversas, layouts distintos e plataformas específicas de cada cidade;
- Redução de custos operacionais, com a eliminação da necessidade de manter diferentes sistemas ou desenvolver soluções específicas para cada prefeitura;
- Fiscalização mais eficiente, uma vez que os dados estarão centralizados, padronizados e disponíveis em tempo real para os órgãos de controle;
- Maior transparência e integridade no controle tributário, reduzindo a possibilidade de erros, fraudes e sonegação fiscal;
- Facilidade de acesso às informações fiscais, com a criação do Repositório Nacional da NFS-e, permitindo consultas simplificadas e armazenamento seguro dos documentos;
- Incentivo à digitalização e à automação, promovendo um ambiente mais moderno, ágil e eficiente para empresas prestadoras de serviços.
Como se preparar
A adoção da NFS-e nacional não é apenas uma mudança técnica, trata-se de uma transformação estrutural no modo como as empresas lidam com a emissão de notas fiscais de serviços. Os impactos mais relevantes incluem:
- Adequações tecnológicas nos sistemas emissores, que precisarão estar alinhados com os novos padrões estabelecidos pelo sistema nacional;
- Capacitação de equipes operacionais, fiscais e contábeis para operarem com o novo modelo e entenderem suas implicações legais e práticas;
- Revisão e padronização de processos internos, garantindo que toda a jornada de emissão, validação e armazenamento das notas esteja em conformidade com o novo formato;
- Ajustes nas integrações com sistemas de gestão (ERPs), plataformas de contabilidade e softwares de terceiros que dependem de dados fiscais.
As empresas que se anteciparem à mudança e iniciarem a adaptação desde já terão vantagens significativas, como menor risco de interrupções, maior agilidade no atendimento das exigências legais e melhor posicionamento frente à concorrência.
Além disso, é fundamental estar atento ao município onde sua empresa está localizada, verificando se a prefeitura já está se movimentando para se adequar ao novo padrão Nacional da NFS-e. Como a adesão é feita por cada município, o acompanhamento desse processo é essencial para evitar surpresas e garantir conformidade.
Do lado das administrações públicas, as prefeituras precisarão modernizar seus sistemas, integrando-se ao ambiente nacional e garantindo a comunicação com o Repositório Nacional da NFS-e. Mesmo que o município opte por não adotar a emissão da Nota Fiscal de Serviços eletrônica (NFS-e) no modelo nacional, será obrigatória a integração para o envio das notas de serviços emitidas por seus contribuintes. O não cumprimento dessa exigência pode acarretar sanções legais, perda de eficiência fiscal e impactos negativos na arrecadação municipal.
Aqui na Microsum, já estamos empenhados em analisar todas as integrações necessárias para que nossos sistemas estejam sempre atualizados e em conformidade com a nova Nota Fiscal de Serviço Nacional. Esse compromisso garante que nossos clientes passem por essa transição de forma tranquila, segura e eficiente.
A implantação oficial está prevista para 2026, o que torna o momento atual ideal para que empresas, desenvolvedores de software e gestores públicos comecem seus processos de planejamento, testes e validação. A preparação prévia é o caminho para garantir conformidade, segurança jurídica e vantagem competitiva no novo cenário tributário brasileiro.
