O objetivo de qualquer gestor, independente do tamanho da empresa ou do segmento, é fazer com que o seu negócio cresça. Para que isso ocorra é necessário investimento em ferramentas que automatizem e centralizem os processos da organização. E é exatamente aí que entra o sistema ERP.
Agora você pode estar se perguntando: “a minha empresa é pequena, será mesmo que faz sentido contratar um sistema de gestão?”. A resposta é que sim, todas as empresas, desde as micro até as multinacionais, podem e devem investir em um sistema ERP. Se você quer saber mais os motivos, continue lendo este artigo.
O que é um sistema ERP?
ERP é a sigla para enterprise resource planning, que pode ser traduzido em Planejamento de Recursos da Empresa, sendo conhecido também como sistema de gestão empresarial. A sua principal função é integrar os diversos processos e setores de uma empresa.
Desta forma, tudo relacionado a organização fica centralizado em uma única ferramenta, facilitando as análises de informações e, consequentemente, as tomadas de decisões por parte do gestor ou lojista.
Um sistema de gestão deve ser capaz de atender as necessidades e, quando necessário, disponibilizar módulos que aprimorem a gestão e atenda as particularidades do negócio. As funções básicas de um ERP são:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFC-e, NFS-e, entre outras).
- Gestão de estoque;
- Controle de produção (PCP);
- Controle de compras;
- Gestão financeira;
- Ponto de venda (PDV).
Ao disponibilizar as informações no sistema, a gestão fica organizada, os responsáveis terão acesso facilitado aos dados necessários, otimizando o tempo e aprimorando os processos.
Dentro do sistema ERP você consegue ter ainda módulos para controle fiscal, de entradas e saídas, business intelligence (BI), entre outros. Não há necessidade de contratar todas as funcionalidades de uma única vez. Comece com os módulos básicos que atenda as necessidades atuais do seu negócio e vá implementando novas ferramentas de acordo com o crescimento da sua empresa.
Mas para qual tipo de empresa o ERP funciona?
Conforme dissemos anteriormente, o sistema de gestão é indicado para qualquer empresa, independente do porte ou segmento. O objetivo de um software ERP é otimizar, organizar e centralizar processos, portanto, toda empresa pode e merece se beneficiar disso, não é mesmo?!
Alguns lojistas e empreendedores podem pensar que, devido a tudo que essa ferramenta proporciona, o valor a ser investido deve ser alto. Mas a verdade é que não é bem assim.
Hoje é possível encontrar soluções que atendem a todos os gestores, seja em funcionalidades e/ou valores. Recomendamos que ao escolher qual ERP irá contratar para a sua empresa, não leve em consideração apenas os valores de implantação (se houver) ou mensalidades. Busque por ferramentas que atendam as dores do seu empreendimento e que consiga acompanhar o crescimento da empresa. Ter que, futuramente, migrar de sistema, é uma dor de cabeça que pode ser evitada.
Aqui na Microsum, por exemplo, quando um lojista entra em contato buscando por um sistema de gestão, realizamos uma análise minuciosa da realidade da empresa, onde apresentamos tudo o que a nossa solução é capaz de fazer para sanar os problemas enfrentados. E, sempre que necessário, o cliente pode solicitar novos módulos para aprimorar sua gestão, acompanhando o crescimento do seu negócio.
E quais são as vantagens de um sistema de gestão para as empresas?
Agora que você já sabe o que é um sistema ERP e que qualquer empresa pode, e deve, fazer uso do mesmo, está na hora de detalharmos as suas principais vantagens para a gestão do seu negócio.
Centralização e otimização dos processos
Esta é, sem dúvidas, a principal função de um sistema ERP. Já pensou se cada setor da sua empresa utilizasse um sistema diferente ou pior ainda, planilhas diferentes? Confrontar os dados e validar as informações seria uma tarefa quase impossível, não é mesmo?!
Com o ERP, todas as informações, de todos os setores, são inseridas em um único software, permitindo que esses dados sejam acessados com facilidade sempre que necessário.
O gestor pode controlar o que cada usuário terá acesso dentro do sistema, determinando o que cada colaborador será responsável, aprimorando o controle interno e otimizando o tempo de sua equipe.
Aumento de produtividade
Como o sistema ERP automatiza processos, seu time pode focar em ações que realmente importam, não tendo que destinar tanto tempo no operacional, fazendo com que sua equipe produza mais em menos tempo.
Sincronização de informações
O software de gestão faz com que toda a empresa “fale a mesma linguagem”, diminuindo (e até eliminando) falhas na comunicação entre os setores.
O setor de compras, por exemplo, precisa saber o exato momento de realizar o pedido de alguma matéria-prima com os fornecedores para que o setor de produção não seja prejudicado, o que ocasionaria prejuízos para a empresa.
Dentro do ERP, essas informações são acessadas rapidamente, podendo inclusive, colocar alertas e avisos para alguma ação desejada.
Segurança
Nenhuma empresa quer ter seus dados vazados ou acessados por não autorizados. Ferramentas menos sofisticadas, como as planilhas, possuem essas falhas e é por isso que você deve contar com sistemas que garantem algum nível de segurança de informações.
Todo ERP possui recursos de segurança, seja através de criptografia dos dados, armazenamento em servidores confiáveis ou a simples limitação de acesso dos usuários aos módulos do sistema.
Como escolher o ERP ideal
Ao adotar um sistema de gestão ERP, a empresa como um todo é beneficiada. O trabalho dos funcionários é otimizado, evitando retrabalho, o gestor consegue ter acesso de forma rápida e precisa aos dados da sua empresa, permitindo tomar decisões mais assertivas, gerando, no médio a longo prazo, uma economia para o negócio.
Mas para isso, é necessário escolher um software que realmente atenda as necessidades da organização. Existem várias opções de ERP no mercado, o que pode deixar o gestor confuso. Pesquise por empresas que levam soluções reais para sua gestão. Conheça mais sobre a Microsum e tudo o que somos capazes de fazer pelo seu negócio.
