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Como ter um controle de estoque mais eficiente? [+ Planilha grátis]

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Manter o controle de estoque é um dos processos mais importantes para garantir a eficiência e o crescimento de uma empresa, seja ela física ou online.

O excesso de produtos pode trazer prejuízos ao empreendimento, assim como a falta de mercadoria, podendo gerar insatisfação dos clientes e prejudicar a imagem do seu negócio.

Mas, com um bom monitoramento das entradas e saídas de produtos, é possível planejar o estoque de forma mais eficiente. Além disso, o controle correto ajuda no gerenciamento da empresa, oferecendo uma maior eficiência e organização de alguns dos processos internos de sua empresa. Desperdícios, tanto de tempo e energia na hora de fazer gestão quanto de seus recursos financeiros, também são reduzidos.

Se você chegou nesse artigo, é porque, certamente, está precisando manter um giro de estoque saudável e, consequentemente, aumentar a lucratividade e eficiência de sua empresa. Continue a leitura e confira o que preparamos para você.

O que é o controle de estoque?

O controle de estoque consiste no monitoramento e análise das entradas e saídas de produtos de uma empresa, sejam insumos ou mercadorias. Esse processo corresponde desde a aquisição e o armazenamento até a comercialização dos itens.

Seu principal objetivo é garantir a quantidade adequada de produtos em sua loja de acordo com a demanda do mercado.

Dentre as vantagens em ter uma gestão eficiente do estoque, podemos destacar:

  • Controlar a entrada de mercadorias;
  • Monitorar a saída de produtos vendidos, trocados ou transferidos;
  • Armazenar de forma adequada;
  • Identificar os produtos com maior e menor giro;
  • Fazer uma previsão de demanda;
  • Planejar as compras e reposições com mais assertividade;
  • Evitar perdas de produtos;
  • Otimizar o espaço e os custos de armazenamento.

Por isso é tão importante saber como fazer controle de estoque. Pode ser através de anotações em caderninhos, planilhas ou sistemas mais avançados, a gestão do estoque pode ser feita de várias maneiras.

Principais metodologias para controle de estoque

Há diferentes métodos de controle de estoque, variando de acordo com as necessidades de cada negócio. Destacamos a seguir os modelos mais utilizados. Vale ressaltar que, para efeito de cálculo de Imposto de Renda, os únicos aceitos pelo Ministério da Fazenda são o PEPS e o Custo Médio. Os demais tipos podem ser utilizados para gestão interna da empresa.

PEPS: primeiro a entrar, primeiro a sair

Esse método segue o princípio de que as mercadorias mais antigas do estoque são as que devem ser vendidas primeiro. Este é um dos modelos de controle de estoque mais utilizados, sobretudo por lojas que vendem itens perecíveis.

Este método diminui a perda de mercadorias por prazo de validade, danos ou obsolescência (principalmente lojistas que trabalham com produtos tendência). É bastante utilizado para valorização do estoque, uma vez que a mercadoria estocada, em sua maioria, serão os adquiridos por último.

UEPS: último a entrar, primeiro a sair

O UEPS é o contrário do método PEPS, onde o produto adquirido mais recentemente é o primeiro a ser disponibilizado para as vendas

A adoção deste método exige uma gestão ainda mais eficiente para evitar perdas de mercadorias e prejuízos financeiros ao negócio, não sendo indicado para comércios que vendem itens perecíveis.

Curva ABC

Essa metodologia é bastante utilizada para identificar produtos que geram mais lucro para o negócio. Baseia-se em três pilares fundamentais para estabelecer a importância da manutenção de cada produto no estoque: o giro, o faturamento e a lucratividade.

A partir desses critérios, a mercadoria pode ser classificada em 3 tipos:

  • Tipo A: produtos com alto valor e importância. Normalmente, representam 20% do estoque e são responsáveis por 80% do faturamento da empresa. São os que exigem mais atenção no estoque, de forma a evitar sua indisponibilidade.
  • Tipo B: produtos de médio valor e importância. Correspondem a cerca de 30% do total de produtos disponíveis e gerando 15% dos resultados de vendas. Não exigem um monitoramento muito rígido, mas devem ter um acompanhamento regular.
  • Tipo C: são considerados os menos valiosos para a empresa. Representam 50% dos produtos estocados e 5% do faturamento. Não exigem um acompanhamento constante, mas devem ser mantidos em pequenas quantidades no estoque, garantindo o atendimento de demandas pontuais.

Just in time

O Just in time (em tradução para o português seria “no momento certo”), é um método que visa promover a redução de custos operacionais, no qual o nível do estoque é mantido no menor nível capaz de atender as demandas da empresa.

A adoção desse método exige um monitoramento bastante rigoroso do estoque, realizar previsões de demanda bastante precisas, além de contar com parcerias com fornecedores de qualidade.

Custo Médio

Este método, também conhecido como Média Ponderada Móvel (MPM), consiste na atualização dos valores dos produtos em estoque sempre que novos itens são adquiridos.

O cálculo para a atualização dos valores é realizado através da média ponderada, somando os valores das mercadorias antigas e novas e, então, dividindo o valor pelo número total de produtos disponíveis no estoque.

Como ter um controle de estoque eficiente?

Não importa qual seja o método de controle de estoque que você adote em sua loja, existem algumas práticas que devem ser seguidas para manter uma boa gestão.

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Padronize o cadastro de produtos

Ter um padrão para cadastrar e classificar sua mercadoria é uma ótima forma para facilitar a identificação dos produtos e mantê-los organizados.

Divida os produtos por categorias ou grupos; se trabalha com variações, crie uma grade personalizada para agrupá-los; crie códigos personalizados e sequenciais para facilitar a identificação.

Leia também: Controle de estoque com a tecnologia RFID

No e-commerce, os SKUs (Stock Keeping Units) são bastante utilizados. Trata-se de códigos únicos de identificação atribuídos aos itens, de acordo com suas características, como modelo, tamanho, cor e fabricante. Eles ajudam a identificar e localizar os produtos, organizar o estoque e realizar inventários com mais facilidade e eficiência.

Crie um padrão de organização do estoque

O espaço onde a mercadoria está armazenada precisa ser organizado e limpo. O lugar de cada produto precisa estar definido conforme os requisitos de armazenamento (temperatura, umidade, circulação de ar, etc.). 

Você também pode organizá-los estrategicamente no espaço físico. Crie corredores com estantes e prateleiras, coloque os produtos com mais saídas em pontos estratégicos de fácil acesso; separe as prateleiras por grupos. Dependendo do tamanho de seu estoque, enumere os corredores e as prateleiras e faça a identificação do produto no cadastro. Por exemplo: Vestido curto azul tamanho P: estoque 3-A2 (corredor 3, estante A, prateleira 2).

Estabeleça normas, como horários para movimentação de mercadorias, ações necessárias antes e depois da chegada ou saída de itens.

Registre todas as entradas e saídas

É necessário ter uma rotina de gerenciamento de entradas e saídas de itens do estoque – incluindo trocas, devoluções e outras movimentações.

A nossa recomendação é que se utilize um sistema de gestão para automatizar e agilizar esse processo, mas tudo bem se você não puder no momento. Com os dados atualizados em tempo real, é possível reduzir a chance de erros operacionais e entender melhor o giro dos produtos.

Faça inventários frequentemente

Os inventários servem para saber se as informações registradas e os produtos que estão no estoque estão de acordo. Afinal, é a partir desse dado que se pode tomar decisões importantes.

Esses dados também servem para evitar problemas de furo de estoque, ou seja, quando a loja vende um item que não está disponível no estoque, podendo causar insatisfação no consumidor.

Para isso, é necessário a realização periódica de inventários dos produtos existentes no estoque, listando, categorizando e contando as unidades de cada item.

Monitore o fluxo de vendas

Como dissemos anteriormente, tanto a falta quanto o excesso de produtos no estoque geram prejuízos para o lojista. Por isso, é necessário monitorar constantemente as vendas, podendo fazer uma previsão de demanda mais assertiva.

Assim, o gestor consegue planejar reposições de estoque mais eficientes, levando em consideração o fluxo de vendas, a sazonalidade e rotatividade de cada produto.

Leia também: Como fazer a precificação correta dos seus produtos

Além disso, é possível verificar quais produtos estão parados, ou com baixo fluxo de vendas, no estoque e realizar promoções específicas para esses itens.

Principais ferramentas para controle de estoque

Como deu para perceber, gerir um estoque não é uma tarefa fácil, logo, realizar esse controle com anotações num caderninho não é recomendado. Separamos duas ferramentas que podem te ajudar nesse processo.

Planilha de controle de estoque

As planilhas ainda são bastante utilizadas, principalmente por pequenas empresas ou negócios que estão iniciando suas operações. A principal vantagem das planilhas é o baixo custo.

Uma planilha de estoque contém, principalmente, campos como características; recomendações para armazenagem; quantidades; preço; volume armazenado.

É possível incrementar a planilha com o fluxo de entradas e saídas das mercadorias, uma vez que isso diz respeito a ter o controle de compras (entradas) e das vendas (saídas), além das perdas e outras variáveis.

Como dissemos antes, recomendamos o uso de um sistema de gestão para ter um controle preciso e automatizado. Mas, isso não significa que, caso não tenha ou não possa adquirir um software no momento, que não precise controlar seu estoque.

Desenvolvemos uma planilha completa e fácil de usar para você começar a controlar seu estoque e facilitar a gestão de sua loja. Baixe grátis!

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Precisamos destacar que as planilhas não foram projetadas para fins gerenciais e, por isso, contam com algumas limitações.

Sistema de gestão empresarial

No começo de um negócio, quase sempre, o dono é responsável pela maioria das atividades importantes. Com o acúmulo de tarefas, nem todo empreendedor consegue monitorar o estoque de forma estratégica.

Adotar um sistema de controle de estoque em sua operação é a melhor alternativa para reduzir os erros, custos com armazenamento e deixar de atender seus clientes pela falta de produtos. 

Além da automação, você também ganha tempo para focar em outras áreas da empresa que também merecem a sua atenção. 

Algumas vantagens em ter um software de gestão para controle de estoque incluem:

  • Aumento dos lucros;
  • Evita a falta de estoque;
  • Auditoria rápida e eficiente;
  • Economia de tempo;
  • Maior flexibilidade;
  • Recuperação rápida de informações;
  • Relatórios gerenciais.

Com o nosso sistema de gestão SAGE-ERP, você monitora o seu estoque em tempo real. Além disso, também é possível configurar lembretes no sistema para ser alertado quando os itens do seu estoque atingirem quantidades mínimas.

E não é só isso! A nossa solução também permite que você monitore as vendas, o fluxo de caixa e o financeiro, além de integrar com e-commerces e marketplaces.

Quer dar um passo a mais na gestão do seu negócio? Então clique aqui e agende uma conversa com nossos consultores.

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