Como realizar cotações

#ARTIGO: 14228

A cotação é o processo de solicitar e registrar propostas de preços e condições de compra junto aos fornecedores, com base em uma lista de produtos e quantidades definidas. Essa etapa permite comparar valores, prazos e formas de pagamento, facilitando a escolha da melhor opção para a empresa. Além de servir como base para negociações.

Para iniciar uma cotação, acesse o menu superior: Comercial > Cotações ou utilize o botão de atalho .

Ao abrir a tela de cotações, o sistema já inicia no modo de novo cadastro, pronto para a criação de uma nova cotação.

Como realizar uma cotação

Para gerarmos uma cotação no sistema, existem alguns campos obrigatórios que dever ser preenchidos para a geração da cotação:

• Código (obrigatório): Este campo é gerado automaticamente pelo sistema, representando o código da cotação.
• Tipo (obrigatório): Define o tipo da finalidade da cotação que está sendo registrada. Ao selecionar uma das opções, o sistema aplicará o comportamento correspondente no controle de estoque:
  • Cotação: Utilizado para realizar apenas a pesquisa de preços, sem afetar o estoque.
  • Requisição: Utilizado quando os produtos de cotação devem ser requisitados, tornando-os imediatamente disponíveis para venda ou uso conforme a necessidade.
• Controle: Este campo é gerado automaticamente quanto a cotação é convertida em uma saída (venda) no sistema. Para entender melhor esse processo, clique aqui.
• Data (obrigatório): Data em que a cotação está sendo gerada.
• Hora (obrigatório): Hora da geração da cotação.
• SG (Situação Gerencial): Permite selecionar a situação gerencial da cotação, facilitando o controle da etapa em que ele se encontra. Para entender mais sobre a situação gerencial, clique aqui.
• Fornecedor (obrigatório): Selecione o fornecedor clicando no , ou cadastre um novo clicando no . Ao selecionar um fornecedor, alguns campos são preenchidos automaticamente, esses campos podem ser alterados para essa cotação sem afetar o cadastro do fornecedor usado:
  • Apelido/Fantasia: Exibe o nome do fornecedor.
  • Endereço: Exibe o endereço do fornecedor.
  • Telefone: Mostrar o número de telefone cadastrado.
  • Contato: Exibe o nome do contato cadastrado, podendo ser ajustado.
  • E-mail: Mostra o e-mail do fornecedor.
• Condição: Define a condição de pagamento. Você pode selecioná-la manualmente ou utilizar a que já está definida no cadastro do fornecedor. Para cadastrar uma nova condição de pagamento, clique aqui.
• Faturamento: Define a data prevista para o faturamento desta cotação.
• Operador: Permite selecionar pelo operador responsável por esta cotação, clicando no .

Após configurar o fornecedor e definir as condições de pagamento, você poderá inserir os produtos que farão parte da cotação.

Produtos

Agora vamos inserir os produtos para esta cotação. Nesta etapa, temos algumas opções. O campo número representa a sequência em que os produtos serão exibidos na grade.

Para selecionar os produtos, o sistema oferece quatro opções:

• Produto: Você pode digitar o código do produto manualmente no campo produto.
• RF: Permite informar a referência cadastrada no produto.
• CB/RFID: Aqui você pode inserir o código de barras ou RFID do produto.
• Binóculo: Ao clicar no ícone de , será aberta a tela de localização de item. Para entender melhor essa tela, clique aqui.

Com o produto selecionado, insira a quantidade desejada no campo Qtd.

No campo Und, você pode utilizar tanto a unidade principal quanto a unidade opcional cadastrada para o produto.

Os campos Valor Unitário, ICMS (%) e IPI (% A) são preenchidos automaticamente com base nas informações do cadastro do produto, mas podem ser ajustados manualmente, se necessário.

Depois disso, clique em  para adicionar o item. O produto será incluído na grade de listagem abaixo.

Informações totais da cotação

Conforme os produtos vão sendo lançados, o sistema calcula automaticamente os subtotais e o geral, que podem ser visualizados na parte superior direita da tela.

Nesta seção, é possível aplicar descontos separadamente para produtos. Para isso, você pode alterar o tipo de desconto (porcentagem ou valor) clicando no botão correspondente.

Além disso, também é possível adicionar valores de frete, seguro e outras despesas relacionadas à venda. Ao final, o sistema somará todos esses valores, juntamente com os impostos, para apresentar o total final da cotação.

Complemento

Na aba complemento, é possível inserir informações adicionais importantes. Esses dados podem facilitar a finalização do processo no momento da conversão da cotação para compra, embora nenhum dos campos seja de preenchimento obrigatório.

• Pagamento: Campo de texto livre onde você pode informar como o fornecedor deseja o recebimento. Por exemplo, mesmo que a condição esteja definida como à vista, você pode especificar dinheiro para facilitar o fechamento da compra.
• Histórico: Permite registrar histórico relacionado a cotação.
• Observações: Espaço para incluir qualquer observação adicional que será exibida para o cliente ao gerar a cotação.

Transportes

A seção transportes permite as informações relacionadas ao transporte dos produtos cotados. Esses dados ajudam no acompanhamento logístico e no controle de custos do frete, além de centralizar em um único local todas as informações relevantes sobre o transporte da mercadoria.

• Transportador: Seleciona a empresa ou pessoa responsável pelo transporte da mercadoria. Caso queira definir um novo transportador, clique aqui e veja nosso artigo de cadastro de prestadores.
• Modalidade: Define o tipo de frete que será utilizado nesta cotação.
• Total: Valor total do serviço de transporte.
• Rastreio: local para inserir código de rastreio para acompanhamento da entrega.
• Previsão: Data estimada de entrega ou coleta de mercadoria.

Após preencher essas informações, você pode revisar os dados e clicar no botão  para gerar o orçamento.

Informações adicionais

Ao abrir a tela de Comercial > Cotações, você verá alguns botões fixos na parte superior da tela. Além dos botões padrão do sistema, existem botões auxiliares que permanecem desativados até que um produto seja lançado na cotação. Após o lançamento, todos esses botões ficam disponíveis para uso.

Abaixo, veja a função de cada um:

• : Após finalizar o lançamento dos produtos, ao clicar neste botão, o sistema abrirá uma tela para envio de e-mail. Nela você poderá inserir o e-mail do cliente para enviar a cotação. Para que esse envio funcione corretamente, é necessário que as configurações de e-mail estejam
• : Permite realizar ajustes diretamente em um produto da cotação. Para mais detalhes sobre essa funcionalidade, clique aqui.
• , , : Esses três botões são utilizados para análise e conferência de importações feitas nas cotações. Para saber mais sobre o processo de importação, clique aqui.
• : Com este botão, você pode criar uma cópia da cotação atual.
• : Caso você utilize pacotes de produtos, pode inseri-los na cotação clicando no botão e selecionando o pacote desejado. Se ainda não conhece essa funcionalidade, clique aqui para saber mais.
• : Permite importar produtos de um coletor diretamente para a cotação. Para entender melhor como essa função funciona, clique aqui.
• : Caso você deseje importar algum tipo de arquivo para esta cotação, como documentos ou imagens, utilize esta opção. Se o seu sistema for cloud, para importar o arquivo diretamente para o servidor, clique aqui.

Campos clicáveis na tela de cotações

Na tela de cotações, você também notará que alguns nomes de campos estão sublinhados, indicando que são clicáveis. Esses campos permitem alterações rápidas em informações importantes.

Informações referentes a cotações

• Controle: Ao clicar sobre o campo controle, caso este orçamento já tenha sido importado para uma venda, será aberto a saída. Para entender seu funcionamento clique aqui.

Produto ou serviço

Para que os links abaixo funcionem corretamente, é necessário que o produto ou serviço esteja com a linha editável selecionada.

• Produto/Serviço : Ao clicar no nome do produto ou serviço durante sua inserção, é possível preencher o campo ID e, na aba Destino, definir o destino desse produto.
• Qtd (Quantidade): Clicando na Quantidade, você pode alterar a quantidade conferida do produto, o que influencia na validação da importação.
  • Para saber mais sobre as conferências de importação, clique aqui.
• Und (Unidade): Ao clicar em Und, será aberta uma tela onde você poderá visualizar o valor cadastrado do produto, aplicar desconto ou acréscimo, além de consultar um mini histórico de orçamentos anteriores.
• IPI: Clicando sobre IPI, você pode alterar o modo de cálculo, com as seguintes opções:
  • $U – Valor unitário por produto.
  • $T – Valor total do IPI.
  • %U – Alíquota de imposto por produto.
  • %T – Alíquota total aplicada a todos os produtos.