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Neste artigo, você vai aprender como realizar o cadastro de contas contábeis no sistema de forma simples e eficiente. Esse cadastro é fundamental para a organização contábil e financeira da empresa.
Como cadastrar contas contábeis
Para incluir um conta contábil, primeiro no menu no canto superior esquerdo acesse: Cadastro > Contas Contábeis.
Ao abrir a tela de cadastro de contas contábeis, o sistema já inicia no modo de novo cadastro, pronto para o preenchimento das informações solicitadas.
Vamos explicar as informações necessárias para cadastrar uma nova conta contábil no sistema, facilitando a organização das operações financeiras da sua empresa.
Itens do Plano de Contas
O primeiro ponto importante é o campo Identificador, que é essencial para definir a posição da conta dentro do plano de contas.
Ao cadastrar uma conta contábil, esse campo deve ser preenchido conforme a estrutura desejada no plano. As duas pastas principais 1.RECEITAS e 2.DESPESAS já vem cadastradas no sistema. Dentro dessas pastas, estão organizadas todas as contas criadas.
Por exemplo: a conta transferências possui o identificador 1.5, o que indica que ela pertence ao grupo 1. RECEITAS e é a quinta subconta desse grupo. Caso o usuário deseje adicionar mais uma conta de receita, pode utilizar o identificador 1.6 e informar o nome correspondente.
Além das divisões padrão do sistema, que são 1. Receitas e 2. Despesas, também é possível cadastrar novas pastas principais, utilizando um identificador único. Por exemplo, para criar uma nova pasta chamada Imobilizados, você pode utilizar o identificador 3, ficando assim:
- Receitas
- Despesas
- Imobilizados
Isso também se aplica aos itens internos. Por exemplo, se você quiser transformar a conta Transferências em uma pasta, basta criar uma nova conta contábil com o identificador 1.5.1 e ela passará a ser considerada como uma pasta com subitens. A estrutura poderá continuar se expandindo com identificadores como 1.5.2, 1.5.3, e assim por diante.
Essa hierarquia contribui para uma organização visual e funcional mais clara e eficiente do plano de contas.
Plano de Contas
O plano de contas é uma estrutura organizada que reúne, de forma padronizada, todas as contas contábeis da empresa. Ele funciona como um mapa que classifica e organiza as movimentações econômicas, permitindo o registro correto de receitas, despesas, ativos, passivos e patrimônio.
Esse instrumento é essencial para garantir uma contabilidade clara, precisa e alinhada às normas, além de facilitar a geração de relatórios, balanços e o controle financeiro.
Você pode utilizar apenas as contas contábeis padrão do sistema ou cadastrar novas, conforme a necessidade. A seguir, explicamos cada uma delas:
1.RECEITAS
Representa todas as entradas de recursos financeiros na empresa.
1.1 Vendas e serviços: Valores obtidos com vendas de mercadorias, produtos ou prestação de serviços.
1.2 Rendimentos: Entradas financeiras não ligadas diretamente às vendas, como rendimentos de aplicações, juros ou dividendos.
1.3 Empréstimos: Recursos obtidos através de empréstimos ou financiamentos.
1.4 Recebimentos: Entradas de valores relacionados a contas a receber, pagamentos de clientes, cheques compensados, etc.
1.5 Transferências: Movimentações internas entre contas da própria empresa (ex.: do caixa para a conta bancária).
2.DESPESAS
Inclui todos os gastos e saídas que reduzem da empresa.
2.1 Compras e serviços: Gastos com aquisição de mercadorias, matérias-primas ou serviços.
2.2 Operacionais: Despesas do dia a dia, como aluguel, energia, telefone e manutenção.
2.3 Tributárias: Gastos com impostos, taxas e contribuições obrigatórias.
2.4 Remunerações: Despesas com salários, pró-labore, encargos trabalhistas e benefícios.
2.5 Imobilizado: Gastos com a compra de bens duráveis, como veículos, máquinas e móveis.
2.6 Pagamentos: Saídas para pagamento de fornecedores, empréstimos e outras obrigações.
10000.OUTRAS
Categoria destinada a contas não classificadas ou lançamentos esporádicos que não se encaixam nas demais categorias.
Orçamentos
A parte de Orçamento na tela de cadastro do plano de contas serve para informar o valor previsto mensamente para aquela conta contábil, dentro dessa parte podemos colocar:
Referências: Corresponde ao mês ou período para o qual você está cadastrando o orçamento, utilizando o formato mês/ano, como 01/2025.
Valor: Neste campo você informa o valor planejado para essa conta contábil no período identificado na referência. Esse valor serve para comparar o que foi planejado com o que realmente foi realizado durante os fechamentos financeiros.
Observação: O preenchimento do orçamento não é obrigatório, mas é extremamente útil para empresas que fazem controle de metas financeiras.
Conta Resultado
Ao cadastrar a sua conta contábil, é necessário vinculá-la a uma conta de resultado. Essa vinculação é importante para uma melhor classificação nos relatórios e para facilitar a análise financeira.
Para entender como funcionam as contas de resultado, basta clicar no ícone [?] que aparece no campo de seleção. Assim, você poderá identificar qual conta de resultado é a mais adequada para a sua conta contábil.
O Plano de Contas é essencial para a gestão contábil da empresa, pois organiza todas as contas em uma estrutura lógica, facilitando a análise financeira e a geração de relatórios.
Ele é dividido em três grandes grupos:
Contas de Agrupamento
São usadas apenas para organizar o plano de contas, funcionando como pastas que agrupam outras contas dentro delas (chamadas de contas “filhas”). Essas contas não recebem lançamentos diretamente, servindo apenas para estruturar melhor a visualização das informações.
Exemplo: No nosso plano de contas, temos a conta 1 – Receitas, que é uma conta de agrupamento. Ela funciona como uma pasta que agrupa diversas subcontas, como:
-
1.1 – Vendas e Serviços
-
1.2 – Rendimentos
-
entre outras.
Nesse caso, os lançamentos contábeis acontecem nas subcontas (como 1.1 ou 1.2), enquanto a conta principal (1 – Receitas) serve apenas para organizar e representar esse grupo como um todo.
Contas Patrimoniais:
Representam a posição financeira da empresa em determinado período, sendo divididas em:
- Ativo: bens e direitos da empresa (ex: caixa, bancos, estoque, clientes);
- Passivo: obrigações a pagar (ex: fornecedores, empréstimos);
- Patrimônio Líquido: diferença entre o ativo e o passivo (ex: capital social, lucros acumulados).
Essas contas não possuem classificações dentro do plano de contas do SAGE-ERP por padrão, mas é possível criá-las, se necessário, utilizando a classificação de resultado NENHUMA.
Contas de Resultado
Demonstram o desempenho financeiro da empresa no período, registrando receitas e despesas. São essenciais para apurar o lucro ou prejuízo do negócio. Além disso, cada conta recebe uma classificação contábil, que define como será tratada nos relatórios.
Após informar o código do identificador, o nome da conta contábil e a conta de resultado à qual ela pertence, basta clicar no botão gravar que sua conta contábil já estará cadastrada.
No nosso exemplo, queremos cadastrar uma conta contábil para a despesa de internet. O primeiro passo foi identificar, no plano de contas, qual seria a sequência correta para o identificador.
Para isso, acessamos a pasta 2. Despesas, dentro da subcategoria 2.2. Operacionais, e verificamos qual era a última conta cadastrada: 2.2.020 Doações. Assim, definimos que a conta para internet seria a próxima na sequência: 2.2.021 Internet.
Em seguida, selecionamos a conta de resultado correspondente: Despesas Operacionais.
Restaurar contas contábeis
Ao clicar nesse botão, todos os planos de contas serão restaurados para o padrão do sistema, conforme mostramos acima. Todos os lançamentos já realizados serão direcionados para a conta contábil 1000 Outras.
Observação: só utilize esse botão se for extremamente necessário e após ter feito um backup das informações do sistema.